|
ENCÜMEN MÜDÜRLÜĞÜ
Kanuni Dayanağı : 5302 sayılı İl Özel İdaresi Kanunu, Yönetmelikler ve ilgili mevzuat.
Kendisine Bağlı Alt Birimler :
-Encümen-Genel Meclis Hizmetleri,
Görev Tanımı:
İl Özel İdaremiz;
Encümen Başkanı’nın emir ve gözetimi doğrultusunda encümen gündeminin hazırlanması ve hazırlanan gündemin encümen üyelerine dağıtılması,
Encümen gündeminin gündem sırasına göre Encümen Karar Defterine kaydedilmesi,
Encümende görüşülmek üzere gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgelerin gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere geri gönderilmesi,
Tamam olan evrakların, Encümen gündemine alınmak üzere kaydedilmesi,
Encümen toplantıları konusunda ilgilileri haberdar ederek toplantı mekânının hazır bulundurulması,
Encümende alınan kararların varsa muhalefet şerhleriyle beraber Encümen Karar Defterine kaydedilmesi ve üyelere imzalattırılması,
Encümende verilen kararların raportörlük görevinin yapılması,
Encümen kararı olarak işlemi tamamlanan dosyaların ilgili birimlere gönderilmesi,
İl Encümenin aynı zamanda 2886 sayılı yasaya göre ihale komisyonu olmasından dolayı, ihale komisyonu sekretarya hizmetlerinin yürütülmesi,
Meclis’ in toplanması ile ilgili ilan ve duyuruların süresinde ilgililere ulaştırılması,
Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasının sağlanması,
Meclis Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrinin takip edilmesi,
Komisyonlarda düzenlenen raporların kaydının yapılarak rapor ve eklerinin çoğaltılması sağlanarak Meclis üyeleri ve ilgililere zamanında dağıtılmasının sağlanması,
Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının yazılarak zapta geçirilmesinin sağlanması,
Zabıtlara, uygun olarak Meclis kararlarının yazılması, kontrolü, Meclis Katip ve Başkanına imzalatılması,
Meclis kararlarının Valiliğe süresi içerisinde sunulmasının sağlanması ve takibi,
Meclis kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesi ve meclis üyelerine duyurulmasının sağlanması,
Birimi ilgilendiren mevzuatın takibi ve uygulanmasının sağlanması,
Meclis Üyelerinin toplantı imza defterlerinin düzenli bir şekilde tutulmasının sağlanması,
Meclis Başkanı tarafından komisyonlara havale edilen önerge, yazı ve benzeri evrakların ilgili komisyon başkanlarına ulaştırılması,
Komisyonların diğer Kamu Kurum ve Kuruluşları ile yapacağı yazışmaları düzenleyip koordine etmek,
Komisyonlarca hazırlanan raporların yazılıp imzalanmasını ve Meclis Başkanlığına ulaştırılmasını sağlamak,
İhtiyaç duyulması halinde Komisyona yardımcı olmak üzere teknik eleman, bilirkişi temini için gerekli çalışmaları yapmak,
Mevzuatın ve amirlerin verdiği benzer nitelikteki diğer görevlerin yerine getirilmesi.
|
